A lire

Checklist : 55 étapes pour organiser un concert ou un évènement culturel

Publié par le 25 août 2015

organiser concert

Que faut-il faire pour organiser un concert ?

De plus en plus d’associations, d’entreprises ou d’amateurs se lancent dans l’organisation ponctuelle d’un évènement artistique, d’une soirée festive voir même d’un festival. En France, la profession d’organisateur de spectacle est réglementée mais si il ne s’agit pas de l’activité principale de l’entreprise alors celle-ci peut s’affranchir de la détention d’une licence en dessous de 7 évènements par an. Toutefois, pour éviter les annulations spectaculaires de dernière minute liées au manque d’organisation, il y a un certains nombres d’étapes quasi-incontournables à effectuer pour la bonne réussite de votre évènement:

  1. Définir un projet
  2. Chercher des partenaires (publics ou logistique)
  3. Faire une petite étude de marché (voir ce qui se fait dans le coin, à la même période, rechercher des concurrents)
  4. Décider de la date de l’évènement
  5. Rechercher des artistes et récupérer les infos financières
  6. Demander la fiche technique aux artistes
  7. Rechercher le lieu, la salle
  8. Visiter la salle
  9. Vérifier les conditions techniques, de sécurité, de voisinage
  10. Faire une validation définitive de la salle, sous réserve d’accord des autorités locales
  11. Prévenir la mairie et déposer un dossier à la préfecture (selon la taille de l’évènement)
  12. Chercher des techniciens ou prestataires (boite de location)
  13. Chercher un graphiste et contacter des imprimeurs
  14. Établir un budget prévisionnel
  15. Déterminer le prix des places
  16. Booker les artistes
  17. Demander le matériel promo aux agents
  18. Confirmer la location matériel (scène, son, lumière, vidéo,…)
  19. Signer les contrats
  20. Contracter une assurance
  21. Définir un plan de communication et média (online et/ou offline)
  22. Passer la commande au graphiste (brief et mentions obligatoires)
  23. Chercher des partenaires privés (sponsors)
  24. Valider le devis de l’imprimeur
  25. Passer les BAT (« bon à tirer » des supports de communication pour que chaque partenaire valide les mentions, taille des logos, …)
  26. Faire imprimer la billetterie ou passer par un prestataire de billetterie dématérialisée
  27. Déclarer le spectacle aux organismes de gestion des droits d’auteurs (Sacem, Sacd, …)
  28. Mettre en place un réseau de billetterie (magasins et évènement partenaires)
  29. Suivre l’évolution des préventes
  30. Faire le plan d’aménagement (salle, lieu)
  31. Contacter les prestataires de sécurité et les sociétés de protection civile (selon la taille de l’évènement)
  32. Faire vérifier le plan d’aménagement avec des experts en sécurité (pompiers, organismes agréés – avant l’éventuel passage de la commission de sécurité)
  33. Valider le plan d’aménagement avec la préfecture
  34. Contacter les médias et la presse
  35. Organiser la distribution et le collage d’affiches / mettre en place une stratégie sur les réseaux sociaux (community management)
  36. Mettre en place la technique
  37. Mettre en place l’installation / répétitions des artistes (balances)
  38. Mettre en place l’accueil et la caisse
  39. Mettre en place l’aménagement de la salle ou du lieu (signalisation, décoration, …)
  40. Mettre en place la sécurité
  41. Demander l’autorisation de licence temporaire (débit de boisson, restauration)
  42. Commander le stock du bar et des espaces restauration (ou faire sous-traiter à un commerçant spécialisé)
  43. Déterminer une politique d’invitation et les envoyer
  44. Réserver les voyages, hôtels, restaurants et accessoires loges pour les artistes
  45. Faire des badges pour identifier le personnel (et les bénévoles) de l’évènement
  46. Prévenir la banque afin d’avoir du liquide pour les fonds de caisse ou dématérialiser les flux d’argent sur votre évènement (solutions Cashless)
  47. Préparer les déclarations préalables à l’embauche de personnel (intermittents du spectacle) et les conventions des bénévoles
  48. Accueillir les artistes et préparer les règlements des cachets (selon clauses des contrats)
  49. Accueillir les différents prestataires (technique, sécurité, bénévoles, …) et les sensibiliser à l’évènement (montrer, expliquer)
  50. Accueillir la presse, les partenaires et les invités
  51. Ranger la salle et les rues adjacentes
  52. Relevés les caisses et faire la déclaration et le paiement à la Sacem
  53. Relever les articles de presse, blog, commentaires des spectateurs sur les réseaux sociaux et les partager aux partenaires et au public
  54. Faire un bilan et un compte de résultat
  55. Organiser une réunion « festive » pour remercier les bénévoles et le personnel qui s’est impliqué dans l’organisation et le bon déroulement de l’évènement.

Aurélien Guillois

A propos de Aurélien Guillois

Quand il s’agit d’agir dans le secteur culturel, Aurélien n’en est pas à son coup d’essai ! Co-fondateur d’un bureau de production dans le spectacle vivant, gestionnaire d’entreprises culturelles, spécialiste en communication 2.0 et en marketing digital, le profil atypique d’Aurélien lui permet d’avoir un regard décomplexé et pertinent sur le développement des entreprises culturelles. Toujours à la page sur les tendances de l’entrepreneuriat et les outils du web, il anime aujourd’hui des formations pour les professionnels des arts et de la culture. aurelien@cultureveille.fr

2 Comments

  1. ZEBULON

    4 janvier 2016 at 18:51

    Bonjour
    à mon sens, il manque une étape importante : il ne s’agit pas de trouver des prestataires de location de matériel, il s’agit avant tout de trouver un directeur technique qui va aider l’organisateur d’événement à faire les bons choix techniques et à respecter les normes et les règles d’accueil du public.
    Il est aussi vain de faire croire qu’un novice peut remplacer un directeur technique (ou un régisseur général) que d’imaginer qu’un bénévole débutant puisse assurer seule la sonorisation d’un groupe de 8 musiciens 😉

    et d’ailleurs, avoir un directeur technique dès le début, avant de signer le moindre contrat artistique permet de bien calibrer l’événement et d’éviter des dépenses inconsidérées, souvent obligatoire après la signature des contrats artistiques.

    le directeur technique / régisseur général est comme l’architecte d’une maison. il connait les règles et a le réseau pour permettre aux organisateurs d’être serein sur l’aspect technique et qu’il puisse se consacrer au reste : l’accueil du public, la publicité et la com, la programmation etc…

    bien à vous

  2. Dax

    28 janvier 2017 at 18:58

    Pour nous le plus difficile c’est de contacter les média. A qui envoyer le dossier de presse, pour une petite association avec un budget limité il s’agit de viser juste pour ne pas gaspiller mais quand je recherche sur le net les journalistes spécialisés musique et plus particulièrement rock… c’est un peu le vide dans ma région. Alors envoyer mon précieux dossier au journal local, même si c’est un grand journal, ne va-t-il pas se perdre au milieu de centaines de dossiers dissemblables. Se faire connaître c’est très difficile quand on est petit, en particulier à proximité d’une métropole qui foisonne de projets. Et si le notre était super … !

Faire un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

En continuant à utiliser le site, vous acceptez l’utilisation des cookies. Plus d’informations

Les paramètres des cookies sur ce site sont définis sur « accepter les cookies » pour vous offrir la meilleure expérience de navigation possible. Si vous continuez à utiliser ce site sans changer vos paramètres de cookies ou si vous cliquez sur "Accepter" ci-dessous, vous consentez à cela.

Fermer